Onderzoeksmethoden 2/best practices/workshops

Voorbereiding

Groep 4-0809:

• Begin op tijd! Een workshop organiseren kost tijd.
• Zorg ervoor dat iedereen binnen een projectgroep vanaf het begin op een lijn zit m.b.t. het doel, de wijze van aanpak/uitvoering en het op te leveren resultaat. Als tijdens de uitvoering blijkt dat er toch meerdere visies zijn gaat er nogal wat tijd verloren.
• Beleg vergaderingen met je team. Een gestructureerde aanpak (vergaderagenda, actiepunten, concreet plannen) zorgt ervoor dat iedereen nog weet wat er is afgesproken, wat wanneer moet gebeuren, wat de stand van zaken is, etc.. Wekelijks bijeenkomen is geen overbodige luxe.
• Leg de motivatie en argumentatie achter bepaalde keuzes vast. Bijvoorbeeld kwamen tijdens vergaderingen heel goede argumenten naar boven waarom een keuze binnen het ORM model een goede is, maar door het niet vast te leggen onstond er enige tijd later soms twijvel binnen de groep over of een keuze wel of niet de juiste is, en wat ook al weer de motivatie voor die keuze was.
• Een workshop organiseren in opdracht van een bedrijf kan veel voordelen met zich meebrengen: een lokatie, serieuze deelnemers, een afsluitende borrel, etc..
• Zorg voor een goede facilitator. Iemand die een groep kan aanjagen en motiveren. In geval dat experts aan de workshop deelnemen, voldoet een student als facilitator meestal niet. Zorg dan voor een professional.
• Zorg dat direct aan het begin van het semester cq cursus de uitnodigingen voor de workshop de deur uit gaan.
• Let op de tijd van het jaar als je een beroep wilt doen op mensen uit het bedrijfsleven. De maanden November en December zijn meestal de drukke maanden. De wil om mee te doen was er meestal wel, maar de timing kwam niet altijd even goed uit.
• Zorg voor een back up/alternatief waar mogelijk. Heb een "plan B" achter de hand als door omstandigheden niet alles volgens planning verloopt. Bijv. mik je op 8 gasten voor de workshop ga dan voor 9, wie weet zegt er een op het laatste moment af. Bijv 2 ipv 1 voice recorder, 2 ipv 1 notulist.
• Zorg ervoor dat er meerwaarde is voor de deelnemers om naar de workshop toe te komen, bijvoorbeeld een verslag (feedback) of een artikel in een magazine.

Conceptueel model

Groep 4-0809:

• Een ORM model om het onderzoeksconcept in kaart te brengen kan handig zijn om duidelijkheid te scheppen in je communicatie binnen de groep. Anderzijds betreft het slechts een conceptueel model, en gaat het over een workshop. Voor zover dit al een daadwerkelijke onderzoeksmethode betreft wordt er hierbij ook nog eens een wat lossere structuur gehanteerd. Staar je dan ook niet blind op het conceptueel model.

Groep 3-0910:

• Je kunt onderscheid maken tussen twee modellen. Een model van de werkelijke situatie. En een wat abstracter model van de workshop waarin je onderzoeksresultaten geplaatst kunnen worden.

Data vergaring

Groep 2:

• Opdeling hoofdonderwerp/vraag:

Het is handig de hoofdvraag op te delen in deelvragen en die deelvragen vervolgens weer in concrete vragen die voor de doelgroep goed te begrijpen zijn. De vraagstelling is essentieel voor een workshop omdat het resultaat van de workshop is gebaseerd op de antwoorden/meningen op deze vragen.

• Inleving in de doelgroep bij het afbakenen van de onderwerpen is zeer belangrijk:

Het is van belang dat de workshop goed aansluit bij de denkwijze van de deelnemers. Bij het bepalen van onderwerpen en deelonderwerpen is het belangrijk dat je deze opstelt vanuit de visie en denkwijze van de doelgroep. Als deskundige kun je zelf een beeld hebben van hoe jij het hoofdonderwerp in deelonderwerpen verdeeld ziet worden. Deze opdeling hoeft echter voor de doelgroep helemaal niet logisch te zijn. Zij kunnen goed een hele andere opdeling voor ogen hebben. Wanneer je uit gaat van je eigen visie kan het zijn dat de deelnemers het lastig vinden om zich binnen de grenzen van het deelonderwerp te houden. Dit kan leiden tot een herhaling van input van de deelnemers.

• Het is zeer lastig in te schatten in hoeverre een tijdsplanning stand houd. Sommmige delen van een workshop kunnen veel meer tijd vergen dan verwacht en sommige juist veel minder. Onze ervaring is dat je de planning vaak te krap maakt waardoor je in tijdnood kunt komen. Wanneer de workshop langer duurt dan verwacht kan dit frustraties opwekken bij de deelnemers. Wanneer meerdere onderwerpen aanbod komen tijdens een workshop is het verstandig om het belangrijkste onderwerp als eerste te behandelen.

• Zonder goede voorbereiding heeft het houden van een workshop geen zin. Onder voorbereiding valt o.a.:

1. Onderzoek naar het domein, zodat de vragen o.a. beter kunnen worden opgesteld. Maar ook zodat een beter inzicht ontstaat in het hetgeen wat onderzocht wordt en hoe de onderzoekstechniek daar het beste op kan inspelen.
2. Ook is het belangrijk de deelnemers te informeren over hetgeen wat onderzocht wordt en wat van hen verwacht wordt tijdens de workshop. Eventueel deze leden ook laten voorbereiden op de inhoudelijke discussie tijdens de workshop.

• De werkwijze van een workshop moet duidelijk worden uitgelegd aan de deelnemers:

Voor ons als informatiekundigen is de workshop een bekende werkvorm. Voor deelnemers uit een bepaalde doelgroep hoeft dit niet zo te zijn. Het is daarom belangrijk om van te voren goed duidelijk te maken hoe een workshop werkt, wat er wel en niet verwacht wordt van de deelnemers en wat de deelnemers zelf kunnen verwachten van de workshop. Zo komt iedereen met dezelfde intenties en verwachtingen naar de workshop. Als dit niet wordt gedaan kan dit verwarring veroorzaken tijdens de workshop, wat eventueel het eindresultaat kan beïnvloeden. Bij de start van de workshop is het handig om de werkwijze van de workshop nog éénmaal door te nemen en vragen hierover te beantwoorden zodat iedereen met dezelfde insteek de workshop start.

• Participatie deelnemers:

Een doel van de workshop is om input van alle deelnemers te verkrijgen. Hieronder een aantal tips om dit te bewerkstelligen:

• Laat iedereen eerst hun eigen mening/visie op papier of mondeling beschrijven om vervolgens een groepsdiscussie aan te gaan. Op deze manier heb je in ieder geval al van iedereen input verkregen.

• Laat niet steeds dezelfde deelnemer als eerste aan woord. Probeer hier zoveel mogelijk afwisseling in te verkrijgen zodat iedereen het gevoel heeft dat zijn mening even belangrijk is als die van de overige deelnemers.

• Kap de deelnemers niet te snel af en laat ze uitpraten. Het kan voor de deelnemers frustrerend zijn als ze in hun ogen te snel worden afgekapt wanneer ze aan het woord zijn. Wanneer je als sessieleider voldoende informatie denkt te hebben van een deelnemer op een bepaald moment, maar de deelnemer nog extra toelichting wil geven laat hem dan tot een zekere hoogte uitpraten. Op deze manier behoud de deelnemer het gevoel dat zijn input gewenst is. Het is wel moeilijk om hier een goede balans in te vinden.

• Informele discussies tussen deelnemers onderling waarin niet alle deelnemers participeren tot een zekere hoogte toelaten zolang het onderwerp gerelateerd blijft. Zo kunnen de deelnemers nieuwe inzichten verkrijgen en dit kan later leiden tot nieuwe input van de deelnemers.

Hieronder volgen een aantal punten die ons opvielen tijdens de workshop:

• De deelnemers helpen elkaar om duidelijk te zijn. Wanneer een deelnemer een idee heeft helpen de overige deelnemers om dit idee concreet te maken.

• De gesprekken onderling tussen de deelnemers blijven over het hoofdonderwerp gaan. Er werd maar zelden over onderwerpen gesproken die geen betrekking hadden op het hoofdonderwerp.

• De workshop verloopt soepeler naar verloop van tijd. De deelnemers raken naar verloop van tijd steeds meer gewend aan de manier van werken. De workshop verloopt hierdoor steeds efficiënter.

Groep 4-0809:

• Een goede facilitator is van zeer groot belang voor het slagen van je onderzoek. Hij of zij is de persoon die alle informatie die je nodig hebt voor je onderzoek uiteindelijk boven water moet krijgen. Heb je hoogwaardige (professionele) deelnemers, zorg dan zeker voor een hoogwaardige facilitator. Deze facilitator moet eventuele experts af kunnen kappen, dit moet dan wel geaccepteerd worden. Uit je facilitatorselectie blijkt indirect ook de waardering voor de deelnemers.

Groep 3-0910:

• Het is niet heel belangrijk dat alle deelvragen in vooraf opgestelde volgorde worden afgehandeld. Soms ontstaat uit een discussie vanzelf een bepaalde deelvraag die je eigenlijk ergens later in de workshop had ingepland. Die kan dan prima meteen bediscussieerd danwel beantwoord worden. Later structureer je dat wel (zie ook data structurering).

Data vastlegging

Groep 2:

• Het vastleggen van (kern)data zou moeten gebeuren tijdens de workshop zodat deelnemers de interpretatie van de onderzoekers kunnen controleren en eventueel bevestigen. Die bevestiging is belangrijk omdat de vragen soms verkeerd worden begrepen, met als gevolg dat de gegeven antwoorden niet de eigenlijk bedoelde antwoorden waren. Het vastleggen van deze data via een whiteboard, flip-over of laptop met beamer is handig aangezien de resultaten zo direct teruggekoppeld worden aan de deelnemers en hier steeds een akkoord over bereikt kan worden. De deelnemers kunnen zo hun goedkeuring geven aan de interpretatie van de sessieleider.

• Het notuleren bij een workshop is een zeer lastige taak wanneer er een groot deelnemersveld is (4 - 10). Het is haast niet mogelijk om alles op te schrijven. Bepaal van te voren wat je wel en niet vastlegd. Het belangrijkste is om vast te leggen welk proces er voorafgaande aan het eindresultaat is doorlopen zodat later vast kan worden gesteld dat iedereen voldoende inbreng heeft gehad in het eindresultaat.

Groep 4-0809:

• Laat je datavergaring niet afhangen van 1 medium, maar zorg dat je zowel notulisten, als video en eventueel audio hebt. Houdt hierbij ook rekening met de kwaliteit van de opnamen en de omstandigheden waarin de opnamen zijn gemaakt. Onze audio-opnames bleken onbruikbaar door teveel ruis. Niet alle deelnemers pasten in beeld bij de video-opname. De notulisten hebben vaak teveel te verwerken. Zet bij voorkeur meer dan 1 notulist in. Vergelijk tenslotte de verzamelde data en combineer deze voor een complete analyse.

• Zorg voor een 'joker', iemand die tijdens de workshop 'vrij' is en kan bijspringen waar dat nodig is. Zo kun je inspelen op onverwachte omstandigheden zonder dat er datavergaring verloren gaat.

• Laat de deelnemers gretig gebruik maken van het maken van aantekeningen op kladblokken of flip-overs. Deze data is vaak waardevol bij de analyse.

Data structurering

Groep 2:

• Als onderzoeker kun je zelf een structuur bedenken in welke je het eindresultaat wil gieten (welke deelonderwerpen bijvoorbeeld). Als deze structuur echter niet aansluit bij de manier waarop de doelgroep denkt over het onderwerp is het noodzakelijk om zoals al eerder gezegd deze aan te passen aan de doelgroep. Achteraf kan dan door de onderzoeker bepaald worden welke gegevens uit het eindresultaat behoren tot welk deel van de structuur die de onderzoeker oorspronkelijk heeft opgesteld.

Data analyse

Groep 2:

• Eindresultaat workshop verwerken:

Het eindresultaat dat na de workshop op papier staat is eigenlijk al je echte eindresulaat. Wanneer je dit eindresultaat gaat verwerken in een rapport is het belangrijk om zo weinig mogelijk eigen interpretatie te geven aan het eindresultaat. Zorg er voor dat de data van het oorspronkelijke eindresultaat ook altijd beschikbaar is als bijlage van het rapport. Zo kan men nagaan of er tijdens de verwerking van deze data stukken zijn weggelaten of toegevoegd en of de verwerking dus correct is.

Groep 4-0809:

• Structureer de data eerst voordat je er diep in duikt. Hiermee creëer je overzicht voor jezelf.
• Hou goed in de gaten de onderzoeksvraag welke beantwoord moet worden, en laat het analyseren van de data geen doel opzich worden, maar een middel blijven om relevante informatie naar boven te halen om je vraag te beantwoorden.
• Probeer de tijdlijn van de workshop in het oog te houden. Wij hebben ervaren dat het lastig is een lopend verhaal te maken van een workshop. Dit voornamelijk omdat er veel losse uitspraken worden gedaan. Het verloop van de workshop in tijd kan een goede houvast bieden. Deze tijdlijn tesamen met de gestelde structuur kunnen samen een goed lopend verhaal van de data maken. Dit is zeer waardevol omdat de data zo juist geinterpreteerd kan worden.