Werkplaats:Handleiding/Het schrijven van een verslag

Je zult tijdens je studie regelmatig gevraagd worden om een verslag te schrijven. Het verslag is niet alleen bedoeld om een overzicht te geven van het verrichte onderzoek, maar ook om je te trainen in het schrijven van een wetenschappelijk artikel. Het verslag, en dan vooral het afstudeerverslag, is een visitekaartje bij menige sollicitatie. Het belang van een goed verslag kan daarom moeilijk worden overschat. Deze vaardigheid is trouwens niet alleen nodig wanneer je als onderzoeker werkt, maar het is ook erg handig in vele andere functies.

Algemeen – "Beknopt, maar duidelijk en volledig"

De bedoeling van het maken van verslagen is ervaring op te doen in het schrijven van een wetenschappelijk rapport. Zo'n rapport moet de lezer inzicht geven in het onderzoek dat is uitgevoerd, wat de resultaten van het onderzoek zijn en hem/haar overtuigen dat de getrokken conclusies de juiste zijn.

Een verslag moet zo beknopt zijn als de duidelijkheid toelaat en zo volledig als voor het bereiken van het doel nodig is. Dit betekent: een logische en overzichtelijke indeling, een logische gedachtegang, vermelding van alle relevante gegevens. Een goed verslag is in goed Nederlands (of Engels) geschreven.

De lengte van het verslag hangt natuurlijk af van de context waarbinnen je het verslag maakt; is het binnen het kader van het project of een eindverslag van een stage. Een indicatie voor de lengte van het verslag in het eerstejaars project wordt in de opdracht aangegeven.

De indeling

Een goed verslag heeft een grove en een fijne structuur:

Grove structuur

De grove structuur is het formele kader, waarbinnen ieder verslag moet zijn opgesteld. Dit kader omvat de algemene indeling en een beschrijving in grote lijnen van wat er in de verschillende onderdelen wordt besproken:

• Titel
• Korte samenvatting (abstract)
• Inleiding
• Methode van onderzoek
• Resultaten
• Discussie
• Conclusie
• Literatuur of referenties
• Bijlage

Fijne structuur

Naast de grove structuur is er een fijne structuur, die veel meer ruimte laat voor eigen voorkeur en fantasie. Het is de bedoeling, dat deze ruimte ook wordt benut: uit het verslag moeten de eigen stijl en het karakter van de auteur blijken.

• Titel: De titel moet kort zijn en het onderzoek dekken. Geef in deze titel zo concreet mogelijk het onderzoeksthema aan. Vermijd aanduidingen met weinig informatie- inhoud zoals: "Enkele aspecten". De titelpagina vermeldt, naast de titel, de naam van de auteur, en verder waar, wanneer en onder wiens leiding het onderzoek is uitgevoerd.
• Samenvatting (abstract): Geef in enkele korte zinnen aan wat de essentie is van het verslag.
• Inleiding: De inleiding bevat de probleemstelling, het waarom van het onderzoek en het principe van het ontwikkelde systeem. In wat meer uitgebreide artikelen en verslagen begint de inleiding met een korte beschrijving van het algemene kader waarin het onderzoek door de auteur(s) wordt geplaatst. Door het aangeven van dit kader wordt het belang van het onderzoek in groter verband duidelijk gemaakt. Vanuit dit algemene kader wordt vervolgens naar de specifieke probleemstelling toe geredeneerd. Tenslotte komen de auteurs aan bij de specifieke probleemstelling, waarover de rest van het artikel of verslag zal gaan.
• Methode van onderzoek: De methode van onderzoek beschrijft hoe het onderzoek is uitgevoerd. Wees kort, maar laat geen essentiële details weg.
• Resultaten: Vermeld de resultaten beknopt en overzichtelijk. De tekst is bedoeld om de resultaten aan elkaar te praten. Bij elk onderdeel wordt verteld waarom het wordt uitgevoerd. Hierop volgt een beknopte beschrijving van de uitvoering en van de uitkomst. Een conclusie wordt alleen getrokken voorzover nodig is om het volgende onderdeel in te leiden. Op deze manier komen de onderdelen in een logische volgorde te staan; de tekst wordt daardoor een betoog met een logische opbouw. Het is absoluut niet nodig en vaak zelfs ongewenst om onderdelen in chronologische volgorde te beschrijven.
• Discussie: In de discussie komt de uitleg van de resultaten: de overeenkomsten en/of verschillen met wat beoogd of verwacht was of zo mogelijk met bestaande literatuur. Soms kan het zinnig zijn om van resultaten en discussie een onderdeel te maken.
• Conclusie: In het onderdeel conclusie kom je terug op de argumenten genoemd in de inleiding: is het doel van het onderzoek bereikt? Verder kunnen hier ook eventuele voorstellen voor verbeteringen en uitbreidingen gedaan worden. Het geven van een conclusie is altijd noodzakelijk.
• Literatuur Referenties: Gebruik hierbij de officiele notatie.
  Voor tijdschriften of congresverhalen:
  
  D. Knuth, Euler’s constant to 1271 places. Mathematics of Computation, 16 (1962), 275-281. M. Littman, M. Kearns, S. Singh, An efficient, exact algorithm for solving tree- structured graphical games. Advances in Neural Information Processing Systems 14. eds. T. Dietterich, S. Becker and Z. Ghahramani, (2002), 817-823
  
  Voor boeken en proefschriften:
  
  T. Minka, Thesis, MIT Media Lab (2001)
  T. Cover and J. Thomas, The Elements of Information Theory, John Wiley (2001)
  
  Dus altijd: auteur(s), titel, en ed. (uitgever, plaats, jaar) p. xx.
• Bijlage: Bijlages kunnen aanvullende gegevens bevatten over methoden en resultaten. Het ligt voor de hand de onderwerpen in de bijlagen te beschrijven in de volgorde, waarin zij voorkomen in het eigenlijke verslag.

Tips

Werkwijze

Voordat je het verslag gaat schrijven, eerst:

• inventariseer de gegevens
• rubriceer de gegevens
• rangschik de gegevens

Begin daarna met het gemakkelijkste deel: "Methoden van Onderzoek". Schrijf dan, met een goed gespecificeerde probleemstelling in het achterhoofd, het deel "Resultaten". Het nadenken over een titel waarmee je kernachtig de essentie van je onderzoeksproject probeert aan te geven, kan hier goed bij helpen. "Inleiding" en "Discussie" kunnen vanwege hun overeenkomst in structuur tegelijkertijd geschreven worden. Een goed alternatief is de "Inleiding" te schrijven na de "Discussie".

Lees en herlees vervolgens het verslag. Let vooral op of het hele verhaal logisch en samenhangend is. Laat iemand anders het verslag lezen en aangeven, welke zinnen hij/zij twee keer moest lezen. Verbeter die zinnen.

Taalgebruik

Schrijf een verslag voor de lezer. Gebruik geen pompeuze stijl, dat leidt tot de verdenking dat je niets te zeggen hebt. Schrijf in begrijpelijke taal. Houd de lengte van de zin kort. Een vuistregel is, dat de zinslengte niet meer dan 20 woorden bedraagt. Maak de zinnen niet te ingewikkeld, maar maak er ook geen telegramstijl van. Elke zin moet het voorgaande logisch met het volgende verbinden. Begin desnoods in het klad met korte zinnetjes of een aantal woorden zonder zinsverband. Zo rafel je de gegevens uit elkaar. Vervolgens worden de stukken aan elkaar gelijmd, totdat trapsgewijs de informatie tot stand komt, die van belang is en waaruit de conclusies volgen.

Wees kritisch ten opzichte van wat je schrijft, zowel wat inhoud, taal als stijl betreft. Spelfouten zijn meestal geen onkunde maar slordigheid. Corrigeer zorgvuldig. De lezer krijgt al gauw de indruk dat het gehalte van het werk slecht is als er onzorgvuldig met spelling en stijl wordt omgesprongen. Vooral fouten tegen werkwoordsuitgangen ontsieren een verslag.

Stel jezelf vragen als:

• Staat bij elkaar wat bij elkaar hoort?
• Is er een andere uitleg mogelijk?
• Kan het zonder schade korter gezegd worden?

Stijl

• Het gebruik van "ik" is niet toegestaan in het verslag. "Je" in de betekenis van "men" is onbruikbaar in een verslag. Het gebruik van "men" in verschillende betekenissen (ze, we) direct achter elkaar is onjuist. Gebruik waar mogelijk de actieve vorm, een overmaat van lijdende vorm maakt de stijl eentonig.
• Eentonigheid in stijl is op zich geen bezwaar, maar een verslag wordt geschreven voor de lezer. Wissel de volgorde "onderwerp-gezegde-rest" eens af met "rest- gezegde-onderwerp".
• Begin een zin niet met een lange omschrijving, maar noem eerst het belangrijkste punt.
• De onbepaalde wijs als zelfstandig naamwoord moet niet onevenredig veel gebruikt worden.
• Een zelfstandig naamwoord, dat actie moet omschrijven kan korter en directer vervangen worden door een werkwoord.
• Begin een zin niet met een getal of een kleine letter.
• Wees kritisch in het woordgebruik. Vermijd clichés en ouderwetse woorden (thans = nu, reeds = al).
• Vermijd een opeenstapeling van werkwoorden of bijvoeglijk naamwoorden in een zin, of veelvuldige herhaling van dezelfde (werk)woorden in opeenvolgende zinnen.