Overleg:Research and Development 1/Projecten/02/Logboek (Communicatie)

Onderzoek

Het doel van het onderzoek is te achterhalen hoe studenten de Digitale Werkplaats gebruiken bij het maken en het communiceren over het project. Om een goed beeld te krijgen van het gebruik van de Digitale Werkplaats moet ik ook weten waarvoor de Digitale Werkplaats niet gebruikt word. Daarom wil ik jullie vragen een logboek bij te houden waarin jullie aangeven wanneer, waarover en met welk media jullie communiceren over jullie project buiten de Digitale Werkplaats. Ik zal ook jullie activiteit in de Digitale Werkplaats bijhouden maar daar hoeven jullie niks voor te doen. Het is belangrijk dat jullie dit logboek regelmatig bijhouden zodat de informatie in het logboek ook correct is. Ik weet dat het verleidelijk is om het logboek af en toe flink bij te werken, maar dan zal de informatie lang niet zo correct zijn als wanneer het logboek regelmatig word bijgehouden. Vooral het bijhouden van de tijd moet regelmatig gebeuren en ik heb de tijd en data nodig om de informatie uit het logboek te koppelen aan de informatie in de Digitale Werkplaats. De informatie uit dit onderzoek zal alleen maar gebruikt worden in mijn afstudeerscriptie. De docenten zullen deze informatie niet gebruiken bij de beoordeling. De informatie uit dit logboek geeft mij ook geen inzicht in de inhoud van de gesprekken. Ik kan alleen de vorm van het gesprek en een algemeen idee van het onderwerp achterhalen uit dit logboek. Uiteindelijk zullen de resultaten van dit onderzoek in mijn afstudeerscriptie komen en mogelijk ook in een publicatie.

Logboek

Hieronder zie je een voorbeeld van het log dat ik jullie vraag bij te houden:

Date and Time	Medium	Category
10:03 07-04-2010	E-mail	Publishing of Work
21:35 09-04-2010	E-mail	Reply
21:35 09-04 2010	E-mail	Comment
11:45 10-04 2010	Face-to-Face	Meeting
13:00 10-04 2010	Face-to-Face	Comment

Er zijn drie dingen die jullie moeten bijhouden in het logboek: De tijd waarop er gecommuniceerd word over het project, welk medium er gebruikt word om te communiceren en welk type communicatie er plaats vind. Voor zowel het medium als de categorie communicatie zullen een aantal categorieën worden gedefinieerd die hiervoor gebruikt kunnen worden. In het voorbeeld hierboven komt hetzelfde tijdstip twee keer voor. Op beide tijdstippen is er een email verzonden alleen de communicatie categorie is anders. Dit kan omdat een bericht aan meerdere communicatie categorieën kan voldoen. Ik wil jullie vragen dit aan te geven door twee (of meerdere) keer hetzelfde tijdstip met hetzelfde medium te laten voorkomen net als in het voorbeeld hierboven. Dan is het voor mij duidelijk dat het om een bericht gaat dat aan meerdere categorieën voldoet.

Type Media

• Face-to-face: Een gesprek tussen twee of meerdere personen zonder dat er enig elektronisch (of papieren) medium aan te pas komt. Dit is waarschijnlijk het soort communicatie dat het moeilijkst is om bij te houden omdat het niet ergens bewaart word. Probeer face-to-face communicatie dan ook zo snel mogelijk in het logboek op te nemen. Het is waarschijnlijk moeilijk om een gesprek in het logboek op te nemen. Geef een gesprek aan door te beginnen met een “Comment” of “Question” afhankelijk of je deelname aan het gesprek begon met een vraag of niet. Vat daarna de rest van het gesprek samen onder een voorkomen van de categorie “Reply”. Dit bespaar jullie de moeite om een heel gesprek uit te pluizen en te analyseren.
• E-mail: Elk bericht dat verstuurd word via e-mail, met of zonder bijlage. Ook SMS berichten vallen onder deze categorie. Dit zijn namelijk ook tekst berichten die via een elektronisch medium worden verstuurd. Alleen de mogelijkheden zijn wat beperkter dan bij e-mail.
• Chat Messages: Gesprekken die worden gehouden in een instant messenger zoals MSN of een ander chat programma.
• Telephone: Een gesprek over de telefoon.
• Webpage: Elk bericht of bestand dat geplaatst wordt op een webpagina. Door gebrek aan een beter woord en om het niet te moeilijk te maken vallen berichten of bestanden geplaatst op Google Docs of vergelijkbare diensten hier ook onder.
• Open Agenda: Elke afspraak geplaatst in een openbare agenda die voor iedereen in de groep toegankelijk is en relevant is.

Categorieën Communicatie

• Group Management: Elk bericht dat gaat over het maken van afspraken, zoals het stellen van deadlines of het afspreken van een vergadering. Alle berichten in de “Open Agenda” zullen bijvoorbeeld in deze categorie vallen.
• Publishing of Work: Het presenteren of rondsturen van nieuwe documenten of nieuwe versies van documenten die uiteindelijk onderdeel zijn van het werkstuk. Dit kan een mailtje zijn met in de bijlage een document maar het kan ook op papier worden gepresenteerd. Het gaat in deze categorie over de eerste keer waarop een (versie van een) document wordt gepresenteerd.
• Meeting: Een vergadering waarbij meerdere groepsleden bij elkaar komen en aan de hand van een agenda meerdere onderwerpen bespreken. Een vergadering bestaat uit zo veel communicatie dat het erg veel moeite zou kosten om dit met andere categorieën vast te leggen. Vandaar dat hier een speciale categorie voor is aangemaakt. Als er na de vergadering nog nieuwe afspraken worden gemaakt, zet dit dan op het zelfde tijdstip als Group Management in het logboek.
• Question: Een vraag gerelateerd aan het project. Dit kan bijvoorbeeld gaan over een inhoudelijk onderwerp of over een afspraak. Ook vragen aan de docent(en) vallen in deze categorie.
• Comment: Elke opmerking dat word geleverd op andermans werk of acties. Hier onder vallen bijvoorbeeld evaluaties van andermans werk of suggesties voor verbetering. Ook complimenten vallen hier onder. Alleen opmerkingen die een vraag zijn vallen in de categorie “ Question” .
• Reply: Elke reactie op een “Comment” of een “Question”. Dit kan dus een antwoord zijn op een vraag of een reactie op een evaluatie of suggestie. Een discussie zal waarschijnlijk bestaan uit meerdere replies die elkaar volgen. Pas als het onderwerp van gesprek veranderd zal er weer een “Question” of “ Comment” hebben plaats gevonden.