Onderzoeksmethoden 2/het werk/2007-8/Groep02

Onderzoekers

Thijs Lurvink (S0555207)

Koen van Boekel (S0552054)

Aran Arunakiri (S0546887)

Inleiding

In dit document is het onderzoek omschreven dat door een samenwerking van studenten van de Radboud Universiteit Nijmegen en de Discusorganisatie tot stand is gekomen. Tijdens onze brainstormsessie over de mogelijke onderzoeksvraag voor de cursus OZM2 kwamen we uit bij een probleem betreffende de Discus organisatie. Deze organisatie is niet tevreden over de huidige automatisering en is op zoek naar een nieuwe partner op automatiseringsgebied. Omdat de leden van de Discus organisatie de afnemers zijn van het toekomstige automatiseringssysteem is het belangrijk dat hun eisen, wensen en mening in kaart worden gebracht. Om de gezamenlijke eisen en wensen in kaart te brengen is er voor gekozen om een workshop te organiseren waarin de leden gezamenlijk hun ideale automatisering op papier kunnen zetten. Dit document bevat het onderzoeksplan, de beschrijving van de uitvoering van dit plan en het eindresultaat van het onderzoek.

Onderzoeksplan

Aangezien het onderzoeksplan ook voor onderzoeksmethoden 1 wordt gebruikt plaatsen we hier een link naar het onderzoeksplan. De methode/techniek die gebruikt wordt om antwoord te kunnen geven op de onderzoeksvraag is de workshop. Op deze pagina zal daarom de opzet van de workshop worden gepresenteerd en niet alle onderdelen uit het onderzoeksplan zullen worden herhaald. Het verschil met het onderzoeksplan dat voor onderzoeksmethoden 1 gebruikt wordt is dat de onderzoeksvraag aangepast is. De onderzoeksvraag uit het plan van onderzoeksmethoden 1 heeft als toevoeging de vraag of de leden ook bereid zijn gezamenlijk één automatiseringssysteem te kiezen. Voor dit onderzoek is dit buiten beschouwing gelaten.

Onderzoeksvraag

Hoe ziet volgens de leden van de Discus organisatie hun ideale kassa-automatisering er uit.

Deelvragen

De onderzoeksvraag is op te delen in de volgende twee deelvragen.

  1.	Hoe ziet de ideale kassa-automatisering eruit volgens al geautomatiseerde Discus leden?

  2.	Hoe ziet de ideale kassa-automatisering eruit volgens nog niet geautomatiseerde Discus leden?

Verantwoording

De onderzoeksvraag is relevant voor de Discus organisatie. De Discus organisatie is een coöperatieve organisatie van 200 winkels met 130 ondernemers in de dierenbranche. Op dit moment zijn 70 winkels die aangesloten zijn bij deze organisatie met een automatiseringssysteem geautomatiseerd. De organisatie staat op het punt om een vaste partner te kiezen voor het automatiseren van alle dierenwinkels die zijn aangesloten bij de coöperatie. Uit 4 verschillende partners zal uiteindelijk begin 2008 een kassa-automatiseringssysteem worden gekozen. Aangezien de Discus organisatie een coöperatieve organisatie is, is het van uiterste belang dat er tevredenheid heerst over de uiteindelijke keuze voor één van deze partners. Om deze reden is het van essentieel belang dat er voor een kassa-automatiseringsoplossing wordt gekozen die door de leden als “ideaal” wordt omschreven.

Conceptueel model

Domein

Het domein van dit onderzoek is:

Ondernemers die aangesloten zijn bij de Discusorganisatie Dit onderzoek zal alleen gericht zijn op ondernemers die aangesloten zijn bij de Discusorganisatie en niet op andere ondernemers binnen de Dierenbranche. De keuze hiervoor is gemaakt, aangezien de Discusorganisatie een automatiseringsoplossing wil voor binnen de organisatie.

Variabelen

De variabelen die gemeten zullen gaan worden zijn de volgende:

1. Mening van de discusleden over onderwerp: Gewenste manier van werken met automatisering.

2. Mening van de discusleden over onderwerp: Gewenste functionaliteiten van het systeem.

3. Mening van de discusleden over onderwerp: Gewenste service en support

4. Mening van de discusleden over onderwerp: Gewenste beheer van gegevens.

5. Mening van de discusleden over onderwerp: Gewenste prijs- en kwaliteitsverhouding.

6. Ideale automatisering Discus organisatie volgens de discusleden.

Met de variabelen 1 t/m 5 wordt gemeten welke visie de discusleden over de individuele onderwerpen hebben. De uitkomst van deze vijf variabelen zullen gezamenlijk de meting vormen van variabele 6.

Relaties

De variabelen 1 t/m 5 hebben een relatie met variabele 6.

Verzamelen van Data

Algemeen

De data zal vergaard worden tijdens een workshop met 8 leden van de Discusorganisatie. De sessieleider zal de onderwerpen aandragen met behulp van een flip-over. Hierop zullen de ideeën vorm krijgen. Tegelijkertijd zal er via de beamer een samenvatting met de belangrijkste punten worden geprojecteerd. De notulist houdt de deelnemers in de gaten en controleerd op deelname, opmerkingen en probeerd zoveel mogelijk te noteren wat er allemaal ingebracht wordt door de deelnemers, zodat dit later nog verder geëvalueerd kan worden.

Onderwerpen

Tijdens de workshop zullen de volgende onderwerpen behandeld worden:

1. Gewenste manier van werken met automatisering (Time to learn, Instinctief, alleen kassa afhandelingen of meer, In hoeverre doorgevoerd binnen de organisatie, tijd winst, max/min tijd bezig met automatisering)

2. Gewenste functionaliteiten van het systeem(Hoe uitgebreid, soorten functionaliteiten, complexiteit, koppeling met andere media)

3. Gewenste service en support(software/hardware support, ondersteuning/begeleiding, door organisatie/bedrijf, time to fix)

4. Gewenste beheer van gegevens(welke mate, (niveau van beheer: artikel, groep, leverancier), financiele gegevens, database, koppelingen)

5. Gewenste prijs- en kwaliteitsverhouding(max/min prijs, onderhoud, software/hardware kwaliteit)

Taakverdeling workshop

Thijs Lurvink:

- Sessieleider

Koen van Boekel:

- Notulist

- Observator

Aran Arunakiri:

- Facilitator

- Samenvatter

Locatie

De workshop zal worden gehouden op het hoofdkantoor van de Discus in Utrecht. Hier zal de vergaderzaal tot onze beschikking staan. Deze vergaderzaal voldoet aan alle eisen om een workshop te kunnen faciliteren en zal verder naar ons eigen inzicht verder worden ingericht.Op de locatie is een flip-over aanwezig en is er de beschikking over een beamer inclusief projectiescherm.

Deelnemers

Van de 200 ondernemers zijn er 8 ondernemers uitgenodigd voor de workshop van 17 november 2007

Document Deelnemerslijst: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Deelnemerslijst.pdf

De geautomatiseerde leden zijn geselecteerd door middel van de volgende criteria:

- Leeftijd jong / oud

- Aantal filialen 1 / meer dan 1

- Geautomatiseerd ja / nee

- Locatie filiaal

De deelnemers hebben de volgende uitnodiging ontvangen:

http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Briefworkshop.pdf

Planning workshop

Document Planning: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Planning.pdf

Opzet workshop

Hieronder volgt een overzicht van de onderdelen uit de workshop:

Aanvang

- Opvang deelnemers

- Eten / drinken

De deelnemers zullen door ons worden ontvangen in de centrale hal van het hoofdkantoor van de Discus organisatie. De deelnemers zijn een half uur voor de start van de workshop al welkom. Voor de deelnemers is eten en drinken geregeld. Dit is gedaan om het de deelnemers zo aantrekkelijk mogelijk te maken om op tijd te komen en deel te nemen aan de workshop.

Introductie workshop

De volgende presentatie is gebruikt:

Presentatie workshop: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Presentatie.pdf

Tijdens de introductie worden de volgende punten behandeld:

- Hoe ziet de agenda van de workshop er uit

- Welk doel willen we bereiken met de workshop

- Wat wordt er van de deelnemers verwacht

- Vragen beantwoorden van de deelnemers naar aanleiding van de introductie?

Achtergrond informatie

Het doel van dit onderdeel is de leden achtergrond informatie mee te geven over de huidige stand van zaken en mogelijkheden op het gebied van automatisering binnen de Discus organisatie.

- Beschrijving van de huidige situatie

- Laatste ontwikkelingen

- Voorbeelden uit de praktijk

- Doel en belang van de automatisering

- Uitleg onderwerpen die behandeld zullen worden tijdens de workshop

- Kort verhaal door de voorzitter van de Discus Organisatie

Brainstorm sessie

De deelnemers krijgen voor ieder onderwerp 5 min. de tijd om na te denken over de mogelijke input die zij willen gaan leveren tijdens de bespreking van het onderwerp. Dit kunnen zij doen op een door ons geleverd formulier. Ze kunnen hier kort en bondig hun eisen, wensen en ideeën beschijven.

...brainstormsessie formulier hier invoegen...

Dit onderdeel is opgenomen in de workshop omdat we de deelnemers eerst de kans willen geven om kort hun gedachten te vormen over het onderwerp. Uit dit onderdeel hoeven geen directe resultaten te komen. Het resultaat van deze sessie kan door de deelnemers gebruikt worden om hun inbreng tijdens de workshop te vergroten. Daarnaast kan iedereen zich zo op een rustige manier voorbereiden op het te bespreken onderwerp. Een andere reden is dat we op deze manier alvast van iedere deelnemer input verkrijgen en men niet meteen mondeling hun input naar voren hoeft te brengen.

Dit onderdeel mag niet te lang duren omdat de deelnemers zoveel mogelijk gezamenlijk tot een resultaat moeten zien te komen. Omdat het echter ook gaat om het verzamelen en bundelen van de ideeën van de verschillende deelnemers hebben we dit onderdeel opgenomen in de workshop.

De deelnemers zullen een formulier krijgen uitgedeeld met daarop de mogelijkheid om steekwoorden en korte zinnen op te schrijven. Deze ingevulde formulieren zullen als startpunt voor de gezamenlijke groepsbespreking van het onderwerp dienen. De ingevulde formulieren worden na iedere ronde opgehaald door de facilitator.

Er is gekozen om voor dit onderdeel 5 min. de tijd te geven omdat de workshop een complex onderwerp betreft waar goed over nagedacht moet worden. De kennis van deelnemers ligt niet op dit gebied en het kan voor sommige daarom in het begin moeilijk zijn om direct een mening of idee te vormen. De gekozen tijd geeft de deelnemers naar onze mening lang genoeg de tijd om kort en bonding wat steekpunten op te schrijven, maar niet om complete eisen en wensen te formulieren. Hierdoor verwachten wij dat het resultaat van dit onderdeel is zoals wij het beoogd hebben.

De ingevulde formulieren zullen later niet meer mee worden genomen in het onderzoek maar dienen uitsluitend als hulpmiddel voor de deelnemers tijdens de workshop.

Taakverdeling tijdens dit onderdeel

Sessieleider: Vragen beantwoorden van deelnemers tijdens het onderdeel

Facilitator: Formulieren uitdelen en ophalen

Notulist: Observeren

Workshop sessie

Tijdens een workshop sessie zal een onderwerp gezamenlijk besproken worden met als resultaat een gezamenlijke visie over het onderwerp. Hieronder volgt een beschrijving van deze ronde:

De sessieleider vraagt aan de deelnemers om hun eerste ideeën, eisen en wensen te formuleren betreffende het onderwerp. De deelnemers zullen om de beurt hun belangrijkste punten opnoemen en deze zullen direct vertaald worden door de sessieleider naar een korte formulering. Als hier door de deelnemer akkoord voor wordt gegeven zal de facilitator het punt invoeren op de laptop. De overige deelnemers mogen in eerste instantie niet direct reageren behalve als zij een soortgelijk punt hebben en deze dus eventueel gecombineerd kunnen worden. Als de deelnemer uitgesproken is zal de volgende aan de beurt komen tot dat iedereen aan bod is geweest. Het resultaat van deze eerste inventarisatie is een lijst met verschillende punten. Vervolgens wordt er door de sessieleider gevraagd welke punten er nog ontbreken en welke punten nog niet helder genoeg zijn geformuleerd. De sessieleider geeft vervolgens aan welke punten nog toegevoegd en/of gewijzigd moeten worden door de facilitator. Het resultaat van deze sessie is een lijst met eisen en wensen over het betreffende onderwerp. Vervolgens zal worden overgegaan naar het volgende onderwerp.

Taakverdeling tijdens dit onderdeel

Sessieleider: Input van deelnemers formuleren op de flip-over

Facilitator: Digitaliseren van de data op de flip-over en samenvatten van onderwerp

Notulist: Bijhouden van de individuele input van de verschillende deelnemers

Akkoord bereiken

Nadat alle onderwerpen behandeld zijn moet er een akkoord bereikt worden over de verschillende onderwerpen. We willen van iedere deelnemer hun akkoord over het resultaat van de workshop zodat achteraf gezegd kan worden dat het resultaat van de workshop de mening representeerd van de groep leden. Om dit doel te bereiken zullen we na afloop van de workshop sessie elk onderwerp nog even terughalen en de punten nog aan te scherpen en eventueel wijzigingen doorvoeren.Als laatste zal er aan de deelnemers wordt gevraagd of ze het hier mee eens zijn. Als iedereen ingestemd heeft zal de workshop beeindigd worden.

Taakverdeling tijdens dit onderdeel

Sessieleider: Aanpassingen maken aan de data op de flip-over

Facilitator: Wijzigingen en toevoegingen verwerken

Notulist: Observeren en nieuwe input notuleren

Vragen en opmerkingen

Vervolgens zal er nog de tijd worden gegeven om vragen te stellen en opmerkingen te plaatsen door de deelnemers. Ook deze vragen met hun antwoorden zullen worden genotuleerd door de notulist en opgenomen worden in het resultaat van de workshop.

Taakverdeling tijdens dit onderdeel

Sessieleider: Vragen beantwoorden

Facilitator: -

Notulist: Notuleren van vragen, antwoorden en opmerkingen

Vastleggen van Data

Structurering

De input van de deelnemers zal al tijdens de workshop gestructureerd worden. Hiermee wordt bedoeld dat de input van de deelnemers tijdens de workshop al ingedeeld zal worden onder één van de onderwerpen.

Notulen

Het doel van het notuleren is om het mogelijk te maken achteraf te analyseren hoeveel inbreng een deelnemer heeft gehad tijdens de workshop. Dit is van belang omdat het eindresultaat de visie moet vormen van de hele groep. Daarnaast willen we graag laten zien welk proces er doorlopen is en hoe het resultaat tot stand is gekomen. Het is belangrijk om dit zoveel mogelijk vast te leggen omdat zo gegarandeerd kan worden dat iedereen ook daadwerkelijk achter het eindresultaat staat en het proces voorafgaande aan het resultaat op een goede manier is verlopen.De volgende punten zullen o.a. worden vastgelegd:

- Welke persoon draagt het voorstel voor

- De omschrijving van het voorstel

- Op welke manier wordt een voorstel aangepast

- De omschrijving van het uiteindelijke voorstel

De notulen zullen worden gemaakt met pen en papier en later digitaal uitgewerkt. De notulen zullen daarna beschikbaar gemaakt worden voor de deelnemers. Wanneer de deelnemers aangeven dat ze geen opmerkingen over de notulen hebben en dus instemmen met de inhoud hiervan, kunnen deze gegevens als correct en volledig beschouwd worden.

Samenvatting

Het samenvatten heeft als doel dat zowel tijdens de workshop als na de workshop alle besproken punten helder en duidelijk zijn opgesteld en waarmee iedereen het ook eens is. Tijdens de discussie kunnen mensen op het scherm meekijken welke onderwerpen besproken zijn en wat de collectieve mening is van de groep. Hierop kunnen individuen inhaken of eventueel een aanvulling leveren, dit bevordert de discussie voering en de helderheid ervan.

Het essentiële verschil met de notulen is, dat de samenvatting geen letterlijke registratie is van de uitgesproken meningen maar een opsomming van overeengekomen punten.

We hebben dit in de praktijkt uigevoerd op de volgende manier. Samenvatter zit naast sessie leider voor de groep en toont de overeengekomen punten en de collectieve meningen daarvan middels een beamer op een scherm zodat iedereen het kan volgen.

Flip-over

De sessieleider verwerkt de input van de deelnemers direct op de flip-over:

De sessieleider probeert een goede formulering van de input van de deelnemers te beschrijven en vraagt vervolgens steeds om goedkeuring van de deelnemer die de input geeft. Bij nieuwe input van andere deelnemers wordt vervolgens gekeken in hoeverre deze al genoemd is en eventueel kan samengevat worden onder een al bestaand punt. Als het echt om nieuwe input gaat wordt dit natuurlijk als nieuw punt opgenomen op de lijst. Hiervoor moet steeds overeenstemming bereikt worden met de deelnemers. Het resultaat is een precizie afspiegeling van de input van de deelnemers. De data die na de workshop op de flip-over te vinden is vormt het eindresultaat van de workshop en is het belangrijkste materiaal dat gebruikt zal worden voor analyse en rapportage.

Analyseren van Data

De uitkomst van de workshop kan gezien worden als het eindresultaat. Hier komt uiteindelijk een lijst uit met eisen, wensen, ideeën en meningen. Hier zal verder geen analyse op plaats vinden maar direct verwerkt worden in de rapportage.

De notulen kunnen bij twijfel over de inbreng van deelnemers en het verlopen proces nog geanalyseerd worden. Tijdens en na de workshop is echter geen aanleiding geweest om hier een diepgaande analyse op toe te passen.

Raporteren van Data

Het eindresultaat van de workshop is beschreven in het onderstaande document. De resultaten zijn in een lopend verhaal beschreven om zo de directie een goed beeld te geven van de eisen en wensen van de leden. Daarnaast zijn de onbewerkte eindresultaten nog toegevoegd als referentie materiaal. Dit document is gepresenteerd aan de directie van de Discus organisatie.

Document uitwerking: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Resultaten.pdf

Daarnaast zijn de notulen nog uitgewerkt. Deze geven een goed beeld van de tot stand koming van het eindresultaat en het verloop van de workshop. Dit document bevat een compleet verslag van de workshop.

Document notulen: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Notulen.pdf

Bijlage

Logboek

Document logboek: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Logboek.pdf

Presentatie OZM2

Eindpresentatie: http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Eindpresentatie.ppt

Formulieren brainstormsessie

Vraagstuk 1 http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Discussie_vraagstuk_1.pdf

Vraagstuk 2 http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Discussie_vraagstuk_2.pdf

Vraagstuk 3 http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Discussie_vraagstuk_3.pdf

Vraagstuk 4 http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Discussie_vraagstuk_4.pdf

Vraagstuk 5 http://www.tj-automatisering.nl/OM2/Discussie_vraagstuk_5.pdf

Voorbeeld ingevuld formulier:

Fotomateriaal workshop

Foto workshop deelnemers:

Foto Flip-overs:

Foto Flip-over 1:

Foto Flip-over 2:

Foto Flip-over 3:

Foto Flip-over 4:

Foto Flip-over 5: