Requirements Engineering/het werk/werkstuk/2013-14/Groep 06/case

Case Name

De Zwerver Utility Vehicles

Contactpersoon

Naam	Mailadres
Twan Cuijpers	ajq.cuijpers@student.ru.nl
Thomas Welten	thomas.welten@student.ru.nl

Client Context

De Zwerver Utility Vehicles werd in 1992 opgericht door Harry de Zwerver voor de handel in tweedehands vuilniswagens. Deze worden in West-Europa gekocht van lokale overheden, opgeknapt en in Oost-Europa met winst verkocht. In de 22 jaar sinds de oprichting is het bedrijf flink gegroeid van 5 naar 76 medewerkers. Er is een hoofdkantoor in Blerick, Noord-Limburg waar de inkoop, opslagruimte en montage gelokaliseerd zijn. Daarnaast is er ruimte gehuurd in Belgrado, Boedapest, Dnipropetrovsk en Łódź waar zich enkele verkopers bevinden. In 2006 heeft Harry de Zwerver uit handen van de toenmalige gouverneur Léon Frissen de Limburgse Ondernemersprijs in ontvangst mogen nemen in de categorie kleine ondernemer. Met de aankomende klimaatverandering wil Harry als echte ondernemer handig inspelen op de vraag naar strooiwagens in het Oostblok. Momenteel is hij met een team druk bezig om daar de voorbereidingen voor te treffen.

Verloop Bedrijfproces

Een deel van de medewerkers van de afdeling Inkoop zijn in West-Europa op zoek naar aantrekkelijke vuilniswagens om te kopen. Als er een geschikte vuilniswagen voor een goede prijs wordt gevonden, dan wordt deze gekocht en vervoerd naar Blerick. Daar, in de werkplaats, wordt besloten of de vuilniswagen eerst nog opgeknapt moet worden, gedemonteerd moet worden voor onderdelen of verder in orde is zoals hij is aangeschaft. Als de vuilniswagen gedemonteerd wordt, kunnen deze onderdelen gebruikt worden om toekomstige vuilniswagens op te knappen. Nadat de vuilniswagen in orde is zal deze "overhandigd" worden aan de afdeling Verkoop. Deze hebben in Oost-Europa op 4 locaties mensen werken om klanten te zoeken voor de verkoop van uilniswagens. Als een vuilniswagen verkocht wordt, gaat dat via de locatie in Oost-Europa en wordt er natuurlijk winst gemaakt op de verkochte vuilniswagens.

Business Case

Het bedrijf heeft de onderstaande Excel-sheets momenteel in gebruik:

• Inkoop-sheet: Bevat informatie over interessante vuilniswagens. Denk hierbij als gegevens over de vuilniswagen zoals: merk, type, motor, bouwjaar, kilometerstand, capaciteit, emissiestandaard, prijs, beoordeling van de inkoper en de naam van de verkoper.

• Blerick-sheet: Aanwezige vuilniswagens in Blerick, met statussen: "klaarstaand", "op te knappen" of "demontage".

• Te-kopen-sheet: Zodra beslist wordt een vuilniswagen te kopen wordt deze verwijderd uit de inkoop-sheet en in de te-kopen-sheet opgeslagen. Een inkoper zal dan gaan onderhandelen en de vruilniswagen proberen te bemachtigen tegen de prijs die hij/zij met de baas van inkopen heeft afgesproken.

Zodra deze aankoop slaagt, zal hij verwijderd worden uit het te-kopen-sheet en wordt hij opgeslagen in de Blerick-sheet, waar de vuilniswagen, afhankelijk van de staat waarin hij verkeerd één van de 3 statussen krijgen, die bij de Blerick-sheet genoemd worden. Mislukt de aankoop echter, dan wordt hij uit alle documenten gewist.

• Aanpassingen-sheet: In Blerick zal de vuilniswagen als hij de status "op te knappen" of "demontage" heeft respectievelijk worden opgeknapt of gedemonteerd voor onderdelen. De status hiervan en de gemaakte kosten worden bijgehouden in de aanpassingen-sheet.

• Onderdelen-sheet: De onderdelen die op voorraad zijn in Blerick worden in deze sheet bijgehouden, tevens wordt de waarde van de onderdelen bijgehouden (bijvoorbeeld om de kosten van een reparatie te berekenen). Onderdelen die worden bemachtigd bij demontage of door middel van inkopen worden tevens hieraan toegevoegd.

• Klaar-voor-verkoop-sheet: Zodra de vuilniswagen klaar is voor verkoop wordt hij ook toegevoegd aan de sheet klaar-voor-verkoop. Dit zijn vuilniswagens die in Blerick de status "klaarstaand" hadden. Vanzelfsprekend worden ze uit de Blerick-sheet verwijderd zodra ze klaar-voor-verkoop zijn. Deze sheet wordt gebruikt door de verkopers om te zien welk aanbod ze hebben. Als een voertuig gereserveerd wordt, dan wordt dit ook in deze sheet aangegeven.

• Klanten-sheet: Buiten het klaar-voor-verkoop-sheet heeft de afdeling verkoop ook een sheet met (potentiële) klanten en orders. Deze zijn ook bij de individuele vestigingen in Oost-Europa aanwezig.

• Verkocht-sheet: Als de aankoop helemaal afgerond is, wordt hij toegevoegd aan het verkocht-sheet, hierin staan gegevens van koper, verkoper, verkoopprijs en datum van verkoop. Dit is vooral voor de administratie.

Om een beter beeld van de sheets te kunnen vormen is hier een set gedeeltelijk ingevulde sheets: Voorbeeldsheets

Aangezien er een doorlooptijd van gemiddeld 3 maanden zit tussen aan- en verkoop moeten de koop- en verkoopafdeling hun handelen op elkaar afstemmen, zodat men niet met overschotten of tekorten kampt. Dit wordt momenteel voornamelijk telefonisch gedaan.

Een groot probleem is het bijhouden van Excel-sheets en het verspreidden van de huidige versies van de Excel-sheets. Dit wordt nu per mail gedaan, waarbij de beheerder van de mailserver grote bestanden als bijlage toestaat. Dit wordt voor belangrijke, snel wijzigende bestanden momenteel elke 2 dagen gedaan en voor de overige sheets iedere week.

Met het bijhouden van deze sheets gaat tevens veel werk gepaard, 2 man voor aan inkoop gerelateerde sheets, 1 man in onderhoud/kosten-sheets en 2 man voor verkoop gerelateerde sheets.

Dit is systeem is erg omslachtig en foutgevoelig, er worden regelmatig, door het te laat ontvangen van sheet-wijzigingen, fouten gemaakt door afdelingen. Ook toen in 2010 door waterschade de computers van de inkoopafdeling kapot gingen, ging dit gepaard met grote problemen aangezien er geen back-up was. Er gingen grote hoeveelheden data verloren tot er met oudere versies van verkopers weer verder gewerkt kon worden.

Wat willen wij opgeleverd hebben:

Huidige situatie:

De verschillende Excel-sheets worden bijgehouden door de verschillende afdelingen, die zowel binnen als buiten die afdeling doorgestuurd moeten worden om informatie uit te kunnen wisselen. Lange termijnplannen worden telefonisch, per mail en in zeer bijzondere gevallen bij een vergadering besproken met afdelingshoofden. Deze uitwisseling van informatie is de enige manier voor een afdeling om te weten wat een andere afdeling doet en omgekeerd. Misverstanden en fouten komen regelmatig voor, tevens is het bijhouden van gemaakte kosten per vuilniswagen niet goed mogelijk.

Wat willen wij:

Een software- en databasesysteem dat de huidige werkwijze met behulp van Excel-sheets vervangt door een database, waarin de gegevens van vuilniswagens komen te staan vanaf het moment dat ze het interesse van inkopers wekken tot het moment van verkoop (Verkochte vuilniswagens worden ook bijgehouden voor administratieve redenen). Het is belangrijk dat de afdelingen toegang hebben tot de voor hen noodzakelijke gegevens en dat zij deze ook kunnen bijhouden en het systeem up-to-date blijft.

Tevens is het belangrijk dat de gemaakte kosten voor individuele vuilniswagens bijgehouden worden en ingezien kunnen worden. De verantwoordelijke verkopers, monteurs en inkopers voor die vrachtwagen moeten er ook vermeld staan.

Gezien het gevaar van Oost-Europese concurrenten moet de toegang tot dit systeem goed beveiligd zijn, maar wel gemakkelijk in omgang zijn voor geautoriseerde personen. Tenslotte moet het systeem schaalbaar zijn voor verdere uitbreiding van De Zwerver Utility Vehicles in de markt van de strooiwagens.

Waarom we deze software willen:

Door de groei van de onderneming wordt het steeds lastiger om de huidige situatie met Excel-sheets bij te houden. Ook is het lastig om ervoor te zorgen dat iedereen dezelfde versie van de Excel-spreadsheets heeft. Gezien de geplande uitbreiding naar strooiwagens vond Harry het nodig iets eraan te toen voordat de situatie uit de klauwen zou lopen. De bedrijfsleider maakt zich daarnaast ernstig zorgen over de feit dat maar met moeite de winst op transacties te bepalen is. Hij wil beter inzicht krijgen in de kosten en opbrengsten per vuilniswagen om zo het functioneren van de afdelingshoofden te bepalen.

Background

Bedrijfsstructuur (Organisatie)

Het bedrijf wordt gerund door Harry de Zwerver, de glorieuze oprichter die in 1992 kans zag om naam te maken in deze onderschatte markt. De volgende afdelingen bevat het bedrijf: Inkoop, Verkoop, Werkplaats, Personeelszaken, Financiële Administratie en Facilitaire zaken/IT. Harry is de directeur van het bedrijf, de onderdirecteur is zijn jongere broer Thieu.

De afdeling Inkoop is ook in handen van Thieu, hij heeft ongeveer 20 man onder zich werken die actief op zoek zijn naar aantrekkelijke vuilniswagens in de West-Europese markt. Tien van deze personen hebben onderling West-Europa opgedeeld om de zoektocht efficiënter te laten verlopen, waarbij ze dus specifieke kennis en contacten voor een bepaalde regio verkrijgen. De andere personen coördineren vanuit Blerick de het team van rijdende inkopers. Dit deel van de inkopers bepaald in overleg met Thieu of een door de rondzwervende verkoper aantrekkelijke vuilniswagen uiteindelijk gekocht wordt.

De afdeling Verkoop wordt centraal bijgestuurd vanuit Blerick door een team van 10 personen, die nauw contact onderhouden met de regionale kantoren op de diverse locaties in Oost-Europa. Leroy Goehkopher is het hoofd van deze afdeling. Op elk van de vier gehuurde locaties in Oost-Europa werken 5 personen, die daar de contacten leggen met de potentiële kopers van het materieel met als doel het materieel voor een goede prijs te verkopen.

De afdeling Werkplaats staat onder leiding van Morten ten Blok (wordt Mo genoemd door zijn collega’s) en bevindt zich nabij het hoofdkantoor in het Limburgse Blerick. Deze afdeling biedt plaats aan 15 werknemers, die vooral gespecialiseerd zijn in repareren van vuilniswagens van DAF en Scania. De werkplaats werkt vrij autonoom van het hoofdkantoor. Voor de meeste reparaties is geen overleg met het hoofdkantoor nodig. Het hoofdkantoor maakt van te voren duidelijk wat de maximale kosten mogen worden voor een reparatie. Als dit budget overschreden dreigt te worden overlegt Mo met het hoofdkantoor wat er moet gebeuren.

De afdeling Financiële Administratie heeft geen duidelijk aanwijsbaar hoofd. Hier worden de financiën alleen verwerkt. Dit voor zowel inkomende als uitgaande geldstromen.

De afdeling Facilitaire zaken/IT is een kleine afdeling, waar drie ICT personeelsleden de website en mailserver in de lucht houden. Ook op deze afdeling is geen duidelijk hoofd aanwezig, aangezien het personeel daar in de meeste gevallen samenwerkt aan dezelfde taak. Het is op dit moment niet bekend hoeveel ervaring dit personeel met databasesystemen heeft. Wel is al meerde malen door deze afdeling het verzoek ingediend om het bestaande systeem van Excel sheets te vervangen met een degelijk databasesysteem.

Overzicht afdelingen met aantal personeelsleden

Afdelingen (aantal personeel):

• Inkoop (20): 10 personen in Blerick, 10 door West-Europa reizende inkopers
• Werkplaats (15)
• Verkoop (30): 10 personen in Blerick, 5 personeelsleden voor elk van de vier kantoren in Oost-Europa
• Personeelszaken (3)
• Financiële Administratie (3)
• Facilitaire zaken/IT (3)

Zeer goede en uitgebreide Business Case. Enige waar ik iets op aan te merken is, dat het niet duidelijk is of jullie onderscheid maken tussen vrachtwagens en vuilniswagens, aangezien jullie beide termen door elkaar lijken te gebruiken. Daarnaast wordt er in het begin gesproken over een mogelijke uitbreiding naar strooiwagens, maar komt dit voor de rest nergens meer voor.		Bestand:Daniël van Loon.jpg
Daniël van Loon → Property "Comment for" (as page type) with input value "User:" contains invalid characters or is incomplete and therefore can cause unexpected results during a query or annotation process.	Remove this comment when resolved!