Werkplaats:Handleiding/Het geven van een presentatie

Tijdens het project van het tweede kwartaal moet je een aantal keer een korte presentatie geven, voor je projectgroep of voor alle eerstejaars. Op het einde van het jaar moeten jullie een symposium organiseren waarin je ook een presentatie zult moeten geven.

Vooraf – “Wie is het publiek en wat zijn de kernpunten?”

Begin nooit aan een presentatie zonder over deze punten na te denken:

• Wie is mijn publiek
• Wat is de context van deze presentatie?
• Wat wil ik aan mijn publiek vertellen?
• Hoe lang duurt de presentatie?

Probeer een kernboodschap en kernpunten te formuleren, die kort en bondig weergeven wat het publiek van je presentatie moet onthouden. Bouw vanuit deze kernpunten de presentatie op, rekening houdend met het type publiek.

Inhoud

Een goede presentatie is opgebouwd uit een inleiding, kern en afsluiting. Maak een goede tijdsindeling en zorg dat de inhoud gericht is op wat het jou en het publiek moet opleveren.

Inleiding

De inleiding

• maakt duidelijk wat het doel is van de presentatie
• maakt duidelijk wat het onderwerp c.q. de probleemstelling is
• maakt duidelijk hoe de presentatie is opgebouwd;
• motiveert/interesseert de toehoorders; zorg voor een pakkend begin, b.v. door:
  • Een krachtige, motiverende opening te maken; bijvoorbeeld een actuele, een filosofische, een anekdotische, een trechter-opening.
  • Het doel van de presentatie aan te duiden; je kunt eigen doel verduidelijken. Vaak is het echter beter om te vermelden wat het publiek aan de voordracht kan hebben.
  • Een vooruitblik te geven, een mini-samenvatting van wat je gaat behandelen; eventueel laten zien, bijvoorbeeld op sheet.
  • Een toelichting geven op de samenhang (als de structuur niet vanzelfsprekend is); aandacht besteden aan de verantwoording van de volgorde.

Kern

Zorg voor een logische en overzichtelijke structuur. Bekijk altijd op welke wijze je het publiek bij je presentatie kunt betrekken. Hoe meer het publiek uitgedaagd wordt zelf iets te doen met de informatie, hoe meer kans je hebt dat het publiek zich je presentatie zal herinneren. Alleen al het stellen van retorische vragen heeft een enorme invloed op het aandachtsniveau van het publiek.

Aandachtspunten:

• vertel alleen de kernpunten c.q. hoofdzaken
• let op volledigheid (niet te veel en niet te weinig informatie; afgestemd op publiek).
• bouw de kernpunten logisch en/of verantwoord op
• introduceer ieder kernpunt duidelijk
• leg moeilijke begrippen uit
• vermijd onnodig jargon
• geef duidelijke en zinvolle voorbeelden
• zorg voor variatie
• beantwoord vragen adequaat beantwoord of parkeer ze
• verduidelijk de samenhang tussen de kernpunten
• geef een tussentijdse samenvatting
• verduidelijk de samenhang tussen de kernpunten en het doel

De afsluiting

Een van de grootste dompers op je presentatie is om te eindigen met 'Dat was het wat ik ongeveer wilde zeggen' of ‘O jee, de tijd is om’ of iets dergelijks. Betere mogelijkheden zijn:

• Vat de kernpunten samen: afzonderlijk en in samenhang met de (voor het publiek) belangrijkste punten.
• Trek conclusies op basis van de kernpunten en in het licht van te bereiken doel(en); eventueel om je mening/stelling expliciet naar voren te brengen. Die mag overigens niet uit de lucht komen vallen.
• Vermeld toekomstperspectieven; wat nog gedaan moet worden, eventueel toepassingsmogelijkheden, opsomming van niet besproken onderdelen, vragen etc.
• Zorg voor een uitsmijter; eventueel aansluitend bij uw (actuele) opening.
• Beantwoord vragen adequaat.

Het publiek

Vergeet niet dat je presentatie niet voor jezelf maar voor je publiek geeft, denk daarom na over de volgende vragen:

• Wie zijn je toehoorders?
• Wat weet het publiek al?
• Welke informatie heb je dus nog nodig?
• Wat zijn de kenmerken, eisen, verwachtingen van het publiek?
• Zijn er grote verschillen in het publiek met betrekking tot voorkennis, verwachtingen etc.?
• Welke vragen kan men stellen?
• Kan je die beantwoorden?
• Zal het publiek bedenkingen hebben over bepaalde onderwerpen, en zo ja hoe kun je daar op inspelen?

Verdere aandachtspunten zijn:

• Expliciteer het belang van de informatie.
• Schep reele verwachtingen scheppen, relativeer niet onnodig.
• Stel retorische vragen.
• Speel in op signalen uit het publiek.
• Probeer interesse in opvattingen van het publiek uit te stralen (om vragen stellen te vergemakkelijken).

De presentator

Vooraf

• Maak een spiekbriefje met hoofdpunten.
• Oefen je presentatie een aantal maal hardop.
• Leer je verhaal niet uit je hoofd.

Ter plekke

• Breng jezelf in de juiste gemoedstoestand op de voor jou geschikte manier.
• Bedenk welke ‘hulpmiddelen’ je voor jezelf nodig hebt, en breng deze mee (bijvoorbeeld een spreekschema op papier, een vertrouwde collega in de zaal, en dergelijke).
• Ontspan jezelf; wen ook zelf even aan je (nieuwe) positie.
• Sta rechtop, houd armen soepel en haal rustig adem (ook i.v.m. stemgebruik).
• Wacht tot het stil is.
• Kijk naar het hele publiek.
• Maak een krachtige start.
• Spreek: niet te snel; niet te zacht; niet te eentonig; en niet teveel binnensmonds.
• Alerte en levendige opstelling (zelf 'energie uitstralen').
• Rust inbouwen (tactische spreekpauzes inlassen, bijvoorbeeld na een ingewikkelde definitie).
• Glaasje water.
• Dynamiek: tempowisseling, toonwisseling, verandering van positie (overdrijf daarin niet).
• Varieer niet om wille van variatie maar om wille van het aangeven van betekenis en belang.
• Zorg voor voldoende ontspanning, bijvoorbeeld door zelf ontspannen te spreken, door grappen te maken.
• Actief taalgebruik/beschrijvingen geven/beeldende adjectieven gebruiken.
• Enthousiasme.
• Oogcontact met ('hele') publiek houden.
• Speel in op signalen uit het publiek.

Vermijd

• Te vaak `hm' en `ja': stopwoordjes
• Gehaast zijn en praten zonder pauzes
• Praten naar de muur, kijk naar het publiek
• Voorlezen van papier
• Je verhaal opzeggen uit je hoofd

Visueel materiaal

Aangezien de beschikbaarheid van PowerPoint en soortgelijke programma’s tegenwoordig erg groot is en er ook altijd wel een beamer en laptop aanwezig of geleend kan worden, is een dergelijke presentatie haast de standaard geworden. Handgeschreven sheets kunnen eigenlijk niet meer. Ga altijd wel na of een beamer en laptop beschikbaar is. Controleer voordat je met de presentatie begint altijd of beamer en laptop naar behoren werken.

Voor het maken van goede sheets geldt het volgende:

• Gebruik niet te veel kleuren, 3 of 4 moet genoeg zijn.
• Probeer niet teveel informatie op 1 sheet te zetten.
• Gebruik de sheet alleen als visuele ondersteuning en om kernpunten te benadrukken, niet om je tekst af te beelden.
• Wees karig met animaties en geluiden. Houd het functioneel.
• Gebruik een voldoende groot letterformaat.
• Gebruik geen dunne lijnen voor plaatjes.