Requirements Engineering/het werk/werkstuk/2013-14/Groep 03/Case

Voor de onderste drie invulvelden is er een beschrijving te vinden in de syllabus.

Case Name

PGGM Risico Analyse: Database project

Contactpersoon

Naam	Mailadres
Roel van der Burg	r.l.vanderburg@gmail.com
Bjorn Goedhard	bgoedhard@hotmail.com

Client Context

Wat willen we opgeleverd hebben?

Ons Risk Analysis team volgt en administreert nieuwe beleggingsvoorstellen met behulp van een eenvoudig Excel sheet. Een voorstel wordt door Risk Analysis voorzien van een advies, waarbij de aandacht bij de financiële risico’s van de belegging ligt. Elke medewerker is verantwoordelijk voor het bijhouden van de status van zijn of haar beleggingsvoorstellen. De wens bestaat om de administratie in de robuuste vorm van een database over te zetten.

De opdracht bestaat uit het opzetten van een database, inclusief een gebruiksvriendelijke interface. De database zal bestaan uit data die op dit moment geadministreerd wordt in het Excel sheet, welke voornamelijk bestaat uit tekst en getallen. Met behulp van de interface kan een Risk Analysis teamlid de beleggingsvoorstel toevoegen, aanpassen en verwijderen. Daarnaast geeft de interface de mogelijkheid een overzicht van de voorstellen te maken.

Windows is het enige OS dat op de afdeling gebruikt wordt. Tevens gebruiken vrijwel alle medewerkers Windows als OS op hun persoonlijke computers en/of laptops. In lijn met de bedrijfsrichtlijnen wordt daarom Access voorgesteld als het Database programma. Alternatieve voorstellen zijn mogelijk, maar dienen voldoende beargumenteerd te worden.

De opdracht resulteert in een opgezet en volledig gevulde database, een interface met de database, en een technische en functionele beschrijving.

Waarom willen we deze software opgeleverd hebben?

Huidig gebruik van Microsoft Excel blijkt niet efficient bij een toename van het aantal ingevoerde beleggingsvoorstellen. Op dit moment bevat het totale databestand ongeveer 500 voorstellen. Dit grote bestand leidt tot een aantal problemen.

Zo werd het bestand door meerdere personen gebruikt. Hierdoor ontstonden overschrijfproblemen. Als tijdelijke oplossing is nu een enkel individu verantwoordelijk voor de input van nieuwe informatie. Nieuwe beleggingsvoorstellen, en mutaties in de status van deze voorstellen worden door een enkele verantwoordelijke ingevoerd. De structuur van de afdeling dicteert echter dat elke medewerker verantwoordelijk is voor het invoeren, bijhouden en monitoren van diens toegewezen voorstellen. Hierdoor kan het in de toekomst voor komen dat eventuele fouten niet toe te wijzen zijn aan een individueel lid van de afdeling. Een database zou dit probleem op moeten lossen.

Het huidige Excel sheet biedt op dit moment niet de gewenste gebruiksvriendelijkheid. Het geheel van columns en rows maakt individuele voorstellen vaak onoverzichtelijk. Om dit op te lossen dient de te bouwen database voorzien te zijn van een gebruiksvriendelijk interface. Bij deze interface zijn de kernratios en termijnen/dus overzichtelijk weergegeven. En men dient kan door de verschillende opmerkingen (m.b.t. Risico Analyse) heen te kunnen bladeren.

Vergelijkbare software

Gelijkwaardige software is te vinden in programma's als Microsoft Access, Excel en MySQL. Toch zouden wij graag, gezien onze specifieke eisen en ons klantenbestand graag een op maat gemaakt systeem willen. Zoals eerder vermeld blijkt Excel niet geschikt voor het werken met grotere datasets. Daarbij hebben Acces en Excel beide het probleem zich lastig toe te spitsen tot aangepaste functionaliteiten. Dit probleem heeft men met meer open-source software als MySQL minder.

Business Case

Naast deze 'core functions' (zie 'Wat wil je opgeleverd hebben') zijn er ook nog aanvullende specificaties. In deze paragraaf zal een meer gedetailleerde weergave van de eigenschappen en eisen van het product worden gegeven:

Een beleggingsvoorstel heeft een nummer, bedrag, en een beschrijving van de investering. Verder zit aan elke investering een tijdsgebonden programma aan cashflows en rendementen. Een cashflow voor een bepaalde datum staat voor inkomsten, die tegen die datum ontvangen dienen te zijn. De rendementen worden berekend als percentage van het gehele geïnvesteerde bedrag (ROI).

Een medewerker van de afdeling Risk Analysis voegt na het ontvangen van een voorstel opmerkingen toe. Deze opmerkingen kunnen betrekking hebben op de aard, duur of verwachtingen van de investering. Zo kunnen relevante ratios van betrokken bedrijven/overheden ingevoerd worden. Mocht een betrokken bedrijf/overheid in aanmerking komen voor zulke opmerkingen dan is dit op basis van het percentage van de totale investering. Bij een investering in enkel 1 bedrijf/overheid is dit dus standaard 100%.

Een voorstel kan verschillende status hebben. In chronologische volgorde: 1 = submitted, 2 = analyzed pending comments, 3 = analyzed with comments, 4 = rejected, 5 = approved pending implementation, 6 = implemented, 7 = terminated, 8 = ended. (Elke status dient voorzien te zijn van een invoer datum.)

Er dient een maandelijkse check-up te zijn voor de status van voorstellen die nog niet geïmplementeerd zijn en tevens nog niet afgekeurd zijn. De verantwoordelijke werknemer dient hierbij een melding te ontvangen.

De status 'implemented' is natuurlijk het belangrijkst. Bij deze status hoort een tijdsgebonden set aan verwachtte cashflows en rendementen. Deze verwachtingen dienen vergeleken te worden met de input aan werkelijk behaalde cashflows en rendementen. Bij een afwijking van 25% per kwartaal en/of 15% per jaar dient er automatische een melding te verschijnen. Let wel, de rapporteertermijnen kunnen verschillen per investeringsvoorstel.

In samenhang met de bovengenoemde functie dient er een close-monitor list te komen. De medewerker krijgt dagelijks een melding die verzoekt om de invoer van eventueel nieuwe data m.b.t. tot deze close-monitor investeringen. De close-monitor list bevat in ieder geval de investeringen die door de bovengenoemde specificatie een melding hebben getriggerd. Verder moet het mogelijk zijn om nieuwe voorstellen aan deze lijst toe te voegen. Het gaat hier dan om voorstellen die om een andere reden extra aandacht behoeven.

De status 'terminated' kan alleen voortkomen uit een vroegtijdige beëindiging van de investering. Bij het behalen van deze status dient de medewerker een rapport te schrijven waarin beoordeeld dient te worden of de terminatie verband hield met eventuele voorziene of voorzienbare risco's. De verantwoordelijk medewerker dient hiervoor een melding te ontvangen. Dit rapport dient binnen 30 dagen geschreven te worden, en kan dus de volgende status hebben: pending, submitted.

De verschillende datasets moeten gemakkelijk te exporteren zijn naar (bijvoorbeeld) jaarverslagen die in word worden opgemaakt.

De database moet restricties opleggen die onregelmatige invoer voorkomen. Denk hierbij aan niet bestaande data, conflicterende data (bijvoorbeeld een submitted datum na een reject datum).

De huidige database wordt bijgehouden in een Excel-database. Om duidelijk te maken hoe de investeringen op dit moment bijgehouden worden, is de opzet van deze tabel te zien op deze afbeelding (Klik hier om de afbeelding te openen). Indien u liever de database in Excel-formaat wilt hebben, kunt u contact opnemen met één van onze contactpersonen.

Background

Wij zijn PGGM, afdeling risk analysis, een Nederlands pensioenuitvoeringsorganisatie. Momenteel beheren wij ongeveer 153 miljard euro aan pensioenvermogen voor vijf pensioenfondsen. Deze pensioenfondsen bestaan uit de respectievelijk aangesloten werkgevers en hun werknemers. Voor deze klanten verzorgen wij de pensioenadministratie, communicatie, bestuursadvisering en vermogensbeheer. Elke klant is voor PGGM uniek en wij passen de dienstverlening aan op het pensioenfonds en ambitie van de pensioenfondsbesturen. Op 1 januari 2008 is PGGM afgesplitst tot zelfstandig pensioenuitvoeringsorganisatie vanuit de PFZW (Stichting Pensioenfonds Zorg en Welzijn).

Wanneer de technische kant (de systemen en processen) van onze dienstverlening op orde is, kunnen we echt aandacht besteden aan de specifieke wensen van onze klanten en maatwerk leveren. Onze strategie is een beheerste groei van het aantal klanten. Hierbij is groei uiteraad geen doel op zich, maar een middel om klanten duurzaam te kunnen bedienen met hoge kwaliteit tegen lage kosten.

Wij focussen ons daarbij op Nederlandse pensioenfondsen, dit kunnen bedrijfstak-, ondernemings- en beroepspensioenfondsen zijn.

Prima Business Case. Heel goed dat het zo uitgebreid is. Jullie hebben een duidelijk probleem en goede specificaties.		Bestand:Daniël van Loon.jpg
Daniël van Loon → Property "Comment for" (as page type) with input value "User:" contains invalid characters or is incomplete and therefore can cause unexpected results during a query or annotation process.	Remove this comment when resolved!